Учебный отпуск сотруднику: оформляем приказ о предоставлении учебного отпуска

Работнику, совмещающему работу с получением образования, должен быть предоставлен ученический или учебный отпуск. В одних случаях учебные отпуска оплачиваются исходя из среднего заработка работника, в других – не оплачиваются вовсе.
Основные правила предоставления ученического отпуска прописаны в ст 173-177 ТК РФ. Но кроме ТК РФ существуют и другие законодательные акты, на основании которых работник вправе пойти в отпуск в связи с обучением.

При получении образования разного уровня - высшего, среднего профессионального, основного общего, а также при обучении в аспирантуре - предоставляется право на учебный отпуск. В Трудовом кодексе РФ каждому из них посвящена отдельная статья (ст. 173-176 ТК РФ).

Есть одно важное правило: учебные отпуска по каждому уровню образования полагаются только в том случае, если сотрудник получает такое образование впервые.
Допустим, работник впервые обучается в высшем учебном заведении. В этом случае он может претендовать на "студенческие" отпуска. Однако, если он решит получить второе высшее образование, то он не имеет право на учебный отпуск. Кроме того, учебный отпуск не предоставляется, если человек получил высшее образование по программе специалитета, а затем принял решение продолжить обучение по программе магистратуры.
Но если сотрудник, имея даже два высших образования, решит приобрести новую профессию и поступит в училище, или захочет получить кандидатскую степень и поступит в аспирантуру, то он сможет взять учебные отпуска. Аналогично решается вопрос о предоставлении учебных отпусков для тех, кто учится сразу в нескольких учебных заведениях - отпуска полагаются только по одному из мест учебы по выбору сотрудника. Таковы требования ст 177 ТК РФ.

Еще одно необходимое условие - наличие государственной аккредитации у образовательных программ, по которым осуществляется обучение.

Для получения учебного отпуска почти по любому из "ученических" оснований работник должен представить работодателю справку-вызов из образовательной организации. Некоторые случаи могут требовать также предоставления других документов, чтобы обосновать необходимость учебного отпуска. Например, если сотрудник планирует защитить диссертацию и получить ученую степень кандидата или доктора наук, то он должен предоставить выписку из решения диссертационного совета.

Однако независимо от наличия справки-вызова (выписки из решения совета), работник должен также составить заявление на учебный отпуск. Если в заявлении указано количество дней отпуска, равное или меньшее, чем указано в справке-вызове, то работнику должен быть предоставлен отпуск в соответствии с заявлением.

Если по итогам учебного года с учетом справок-вызовов заработался дополнительный отпуск, продолжительностью превышающий предусмотренное Трудовым кодексом РФ время, то оплатить данному сотруднику следует только те дни, которые соответствуют ограничению Трудового кодекса, вследствие оставшиеся дни попадут в неоплачиваемый отпуск.

Организация дополнительного учебного отпуска для сотрудника, разумеется, требует определенного оформления документов.

В первую очередь, необходимо издать приказ о предоставлении учебного отпуска, аналогично годовым оплачиваемым отпускам, в соответствии с формой n т-6 (утвержденной постановлением госкомстата РФ от 05.01.2004 г. n 1). В разделе «б» данного приказа следует указать, что сотруднику предоставлен дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка, с указанием даты начала и окончания отпуска, его продолжительности в календарных днях, а также количество оплачиваемых дней отпуска.

В табеле учета рабочего времени необходимо отметить дни отпуска с использованием формы n т-12 или n т-13 (утвержденной постановлением госкомстата РФ от 05.01.2004 г. n 1). Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка обозначается буквенным кодом «у» или цифровым кодом «11», а отпуск без сохранения среднего заработка – буквенным кодом «уд» или цифровым кодом «13».

У работодателей есть некоторые особенности относительно дополнительных учебных отпусков, о которых они не должны забывать. Рассмотрим некоторые из них.

1. Если сотрудник заболел в период учебного отпуска, то этот отпуск не продлевается. Учебный отпуск предоставляется на конкретные цели и на указанный срок в справке-вызове. Следовательно, дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на период отпуска, не оплачиваются (пункт 1 часть 1 ст 9 Закона N 255 ФЗ, пункт "а" пункт 17 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375). Однако, если сотрудник продолжает болеть и после окончания учебного отпуска, то со следующего дня после последнего дня отпуска ему должно быть начислено пособие (статья 183 ТК РФ, часть 2 статья 5, часть 1 статья 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

2. Учебный отпуск не может быть сокращен по производственной необходимости. Это означает, что работодатель не имеет права предоставить сотруднику отпуск на меньший срок, чем указано в справке-вызове. Единственным исключением является случай, когда работник самостоятельно подает заявление на отпуск с более коротким сроком.

Аналогичным образом, работодатель не может отказать сотруднику в предоставлении учебного отпуска, если у него есть справка-вызов из учебного заведения.

3. Работник не может быть отозван из учебного отпуска (ст 125 ТК РФ), так как это привело бы к изменению продолжительности отпуска.

4. Учебный отпуск не может быть заменен денежной компенсацией. Замена отпуска на денежную компенсацию противоречила бы его целевому назначению.

Предоставление учебного отпуска: как оформить

Издается приказ о предоставлении учебного отпуска. Унифицированная форма N Т 6 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1) определяет вид приказа. В качестве основания предоставления отпуска указываются два документа:

• заявление на учебный отпуск
• справка-вызов.

С данным приказом работника необходимо ознакомить под подпись.

Если работник претендует на два последовательных «доучебных» отпуска, нужно издать два отдельных приказа, даже если он подал одно заявление. Ведь, по своей сути, это два разных отпуска, каждый из которых требует надлежащего кадрового оформления и ссылки на соответствующую справку-вызов.

Законодательство не обязывает работника заблаговременно уведомить работодателя о намерении воспользоваться «доучебным» отпуском. А значит, в графике отпусков эти периоды заранее не фиксируются. Работодатель должен предоставить такой отпуск, даже если работник обратился с заявлением в день его начала или накануне. В таких случаях отпуск полагается с первого дня, указанного в справке-вызове.

Как поступить в ситуации, если сотрудник подал документы на отпуск позже даты начала экзаменов, обозначенной в справке-вызове? В этом случае надо исходить из того, что работник вправе, но не обязан использовать учебный отпуск. Поэтому он предоставляется на период, указанный в заявлении работника (но не позже даты окончания отпуска, указанной в справке-вызове).

Чтобы правильно оформить учебный отпуск, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного кадровика. Обучить его можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. Обучаем онлайн в кратчайшие сроки. В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

1. Работник имеет право на учебный отпуск, если получает соответствующий уровень образования впервые;
2. Работодатель не имеет права отказать работнику в учебном отпуске, это гарантия, закрепленная в ТК РФ;
3. Основания приказа о предоставлении учебного отпуска - заявление сотрудника и справка-вызов с места обучения.
4. Работник не может быть отозван из учебного отпуска.
5. Работодатель не имеет права уволить сотрудника во время его учебного отпуска.